Stagebegeleiding

De begeleiding die een stagiair(e) geniet is essentieel voor zijn/haar ontwikkeling. Alle processen moeten vanaf het begin af aan vlekkeloos verlopen om zo de stagiair(e) datgene te kunnen bieden. Wanneer het gaat om buitenlandse studenten binnen je bedrijf is te stellen dat die verantwoordelijkheid nog groter is. De reden hiervoor is dat er bijvoorbeeld aspecten als cultuurverschillen en interculturele verbale en non-verbale communicatie meespelen. Daarnaast is er rechtelijk gezien ook vaak het een en ander waaraan moet worden voldaan en op juiste manier geregeld moet worden. Een goede begeleiding begint nou eenmaal met een perfecte voorbereiding en een perfect einde van de stage.

Om de stagebegeleiding naar behoren te laten verlopen kan er gebruik worden gemaakt van Matching, Voorbereiding, Begeleiding & Beoordeling.

Matching

Door gebruik te maken van het Matching principe is het mogelijk om verschillende aspecten in kaart te brengen, vooraf aan de werving & selectieprocedure. De vraag die er gesteld moet worden is: 'Wat heeft het bedrijf nodig en wat heeft het bedrijf te bieden?'. Wanneer deze vragen beantwoord zijn is het moment daar voor het bedrijf om de stageplek aan te bieden. Dit kan doormiddel van vacatureplaatsingen. Daarnaast is het ook mogelijk deze vacatures aan te leveren bij scholen zodat zij deze op hun online portals plaatsen. Na het binnenkomen van de aanmeldingen is het tijd om mensen op kennismakings- en sollicitatiegesprek te laten komen. Er moet rekening mee worden gehouden dat sollicitanten uit een ander land niet zomaar langs kunnen komen, dit wordt dan vaak via een call of Skype-gesprek gedaan. Deze gesprekken verlopen op dezelfde manier als bij reguliere medewerkers. Binnen dit gesprek is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan de wederzijdse verwachtingen. Wanneer er een best fit is, begint het traject tussen de desbetreffende school waar de student is aangesloten en het bedrijf. Doormiddel van een praktijkovereenkomst, die wettelijk verplicht is, kan er duidelijkheid worden geschept over belangrijke zaken en voorwaarden. Hierbij kan gedacht worden aan begin en einddatum van de stage, het aantal stage uren, naam begeleider van stagiair(e), kerntaken van stagiair(e), beoordelingscriteria en informatie over voortijdige ontbinding van de overeenkomst. Wanneer dit alles duidelijk is, gaat de volgende stap in werking.

Voorbereiding

Door gebruik te maken van het Voorbereiding principe is het mogelijk om duidelijkheid te scheppen over de voortgang van de procedures na de werving en selectie van de stagiair(e). Randzaken zijn vaak maar klein van omvang en nemen weinig tijd in beslag, maar zijn ontzettend belangrijk voor een juiste stagebegeleiding. Een plan van aanpak voor de introductie en het nadenken over eerste taken is een begin. Op deze manier heeft de stagiair(e) een warm welkom, is hij of zij snel ingewerkt, kent hij of zij de organisatie en de werknemers en heeft de desbetreffende persoon al werkzaamheden om mee bezig te gaan de eerste weken. Om een goede uitvoering van werkzaamheden te ondersteunen is het belangrijk om de werkplek van de stagiair(e) vooraf in te richten. Ook de eventuele e-mailadressen, telefoonnummers en dergelijke zaken kunnen het beste vooraf aan de komst van de stagiair(e) geregeld worden. Aansluitend daarop is het op orde maken en houden van de stagedocumenten een prioriteit, hierbij kan men denken aan het werknemer handboek, cao, verklaring omtrent goed gedrag en de geheimhoudingsverklaring. Bij de stagebegeleiding van buitenlandse studenten vergt het hierboven genoemde meer tijd. Zaken als een verklaring omtrent goed gedrag moeten, wanneer benodigd, vaak in het land van herkomst van de stagiair(e) worden aangevraagd. Met deze zaken moet rekening worden gehouden om zo een achterstand op zaken tegen te gaan.

Begeleiding

Door gebruik te maken van het Begeleiding principe is het mogelijk om de stagebegeleiding zo goed mogelijk uit te voeren. Elke stagiair(e) is anders, het is daarom belangrijk om rekening te houden met deze diversitieit en de aanpak hierop af te stemmen. Ook het internationale aspect komt hierbij naar voren. Het is belangrijk dat de stagebegeleider zich verdiept in de cultuur en gewoonten van de stagiair(e) en zijn aanpak hierop aanpast. Tijdens de stage zijn begeleidingsgesprekken en evaluaties van groot belang voor een goede ontwikkeling van de stagiair(e). Hierbij kan de stagiair(e) feedback krijgen om zijn of haar gestelde doelen te herzien en aan te passen. Naast deze gesprekken moet een stagebegeleider de werkzaamheden van de stagiair(e) controleren en beoordelen. Op deze manier is het mogelijk om direct in te spelen op wat goed gaat, maar ook wat minder gaat en aandacht nodig heeft.

Beoordeling

Door gebruik te maken van het Beoordeling principe is het mogelijk om tijdens de stage en aan het einde van de stage aandacht te besteden aan de kwaliteit van het geleverde werk van de stagiair(e). Daarnaast kan een beoordeling ook gericht zijn op de (persoonlijke) ontwikkeling van de stagiair(e). Voor de beoordelingen tijdens de stage is het mogelijk om gebruik te maken van bijvoorbeeld assessments, praktijktoetsen en beoordeling van het werk dat de stagiair(e) aflevert. De beoordeling aan het eind van de stage is erg belangrijk, misschien wel het belangrijkste deel van de stage. Met de eindbeoordeling is het mogelijk om zowel zakelijk als persoonlijk de stageperiode af te sluiten. Deze eindbeoordeling gaat vaak doormiddel van een door de school aangeleverd format en is makkelijk in te vullen. Een stagebegeleider kan naast het standaardformat ook zelf een eindbeoordelingsformat samenstellen.